מהי הדרך הכי טובה לתיעדוף משימות?

לכל מי שהתאייש משיטת ״דחוף״ ו״חשוב״ צפוייה חוויה מרעננת.

כבעל מקצוע, יש לי לא מעט כובעים. אני נותן שירותי תוכן לאנשים פרטיים ולעסקים, אני עוזר לאחרים לנהל קהילות או אפילו מנהל את הקהילות האלו עבורם וגם יש לי בית ספר לניהול קהילות. על מנת לתעדף את המשימות שלי, אני עושה שימוש בשיטה שמצאתי אותה אפקטיבית מאד והחלטתי לאמץ לחיי. באופן מסורתי, לימדו אותי לתעדף משימות לפי פרמטרים של ״חשוב״ ו-״דחוף״, אך שוב ושוב ראיתי שהשיטה הזו לא מתאימה לי. השיטה שאציע לכם במרכז שני פרמטרים אחרים: מאמץ והשפעה.

עקבו בבקשה אחרי הגרף המצורף כדי להבין את השיטה במלואה.

ציר ה-X שייך למאמץ: ככל שרצים ימינה יותר בגרף, זה אומר שכמות המאמץ על משימה מסויימת הוא גדול יותר.

ציר ה-Y שייך להשפעה. כלומר, ככל שעולים למעלה יותר בגרף ה-Impact של השלמת המשימה יהיה גבוה יותר.

לאחר הגדרת שני הצירים הללו, הגרף יתחלק לארבעה שטחים:

1. ממלאי זמן - Fillers: אלו משימות שהמאמץ עבורן הוא קטן ויחד עם זאת ההשפעה שלהם היא נמוכה. לדוגמא, העלאת פוסט ברשתות החברתיות לשם תחזוקת הנוכחות הדיגיטלית או שליחת חשבונית ללקוח. כל אותן המשימות הקטנות נכנסות פה.

2. נצחונות מהירים Quick Wins: אלו הן משימות שהמאמץ עליהן הוא שולי יחסית, אך מידת ההשפעה שלהן היא גדולה. למשל, לחזור אל לקוח שמאד מעוניין לסגור עסקה. בשיחה קצרה, אפשר לסגור עסקה. לכן, המאמץ כאן הוא שולי והיעילות היא גבוהה.

3. פרוייקטים Projects. אלו הן משימות אשר דורשות מאמץ רב אך לצד זאת התנובה שלהן היא גבוהה. פרוייקטים כמו בניית אתר לדוגמא עשויים להיכנס לקטגוריה הזו.

4. לא תודה. Thankless משימות אלו הינן משימות אשר דורשות מאמץ רב וההשפעה שלהן היא כקליפת השום. פעמים רבות כאשר סידרתי את כל המשימות על הלוח שלי, גיליתי שישנן משימות כאלו שאני עדיין מבצע ומעכבות אותי.

לאחר שסידרתם את כל המשימות שלכם על גבי הגרף הזה, אני ממליץ לחלק את היום שלכם בצורה הבאה:

1. שעה בבוקר ל-Fillers: מענה שוטף למיילים, לקוחות, הודעות WhatsApp וכל מה שדורש רספונסיביות.

2. שעתיים ל-Quick Wins: הקדישו שעתיים לנצחונות מהירים שלא לוקחים זמן רב אבל ההשפעה שלהם אדירה.

3. מנוחה. גם זה חשוב במהלך היום.

4. 3 שעות רצופות ל-Projects. אלו הפרוייקטים שיעשו לכם בסופו של דבר טוב ויגרמו לפרודקטיביות שלכם לעלות.

5. נסו להיפטר מכמה שיותר משימות ״לא תודה״.

כולי תקווה שהשיטה הזו תעזור לכם לתעדף את המשימות הקיימות.